Trabalhei por mais de 10 anos em multinacionais, gerenciando equipes de recrutamento que contratavam muitas pessoas por ano. Mas a verdade? O desafio mais fascinante são empresas como a sua: negócios que chegaram a 80, 100, 200 funcionários e, de repente, perceberam que o jeito "caseiro" de contratar não funciona mais.
Essa fase, entre 80 e 500 funcionários, é o que eu chamo de "a adolescência corporativa". A empresa não é mais um bebê, mas ainda não é adulta. É um período de crescimento acelerado, dores de crescimento e, principalmente, de caos no RH. O processo de recrutamento, que antes era um bate-papo do dono com o candidato, vira um monstro de mil cabeças.
Se você se identificou, este artigo é para você. Vou te mostrar 5 sinais claros de que sua empresa precisa, para ontem, profissionalizar o seu processo de recrutamento e seleção. Ignorá-los não é uma opção, a não ser que você queira comprometer o futuro do seu negócio.
1. Você contrata baseado em "feeling" e se arrepende depois
Lembra daquela contratação que parecia perfeita na entrevista, mas que se revelou um desastre em 3 meses? O famoso "santo não bateu" com a equipe, ou o profissional simplesmente não entregava o que prometia.
Isso acontece quando o processo seletivo é baseado em "feeling", em "ir com a cara" do candidato. Em uma empresa pequena, onde o dono conhece todo mundo, isso até pode funcionar. Mas em uma empresa média, com múltiplos times e culturas, o "feeling" é uma armadilha perigosa.
Por que isso é um problema?
Alto custo de Turnover: Uma contratação errada pode custar até 3 vezes o salário do funcionário, entre custos de demissão, nova contratação e perda de produtividade.
Inconsistência: Cada gestor contrata de um jeito, criando feudos e dificultando a criação de uma cultura coesa.
Falta de diversidade: O "feeling" tende a nos fazer contratar pessoas parecidas conosco, minando a diversidade e a inovação.
Como profissionalizar:
Estruture um funil de recrutamento: Defina etapas claras (triagem, entrevista com RH, teste técnico, entrevista com gestor, etc.) e o que deve ser avaliado em cada uma.
Crie uma Scorecard de avaliação: Defina as competências técnicas e comportamentais essenciais para a vaga e dê notas para cada candidato em cada uma delas. Isso torna a decisão mais objetiva.
2. Seus melhores talentos estão pedindo para sair
O segundo sinal é doloroso: você começa a perder seus melhores funcionários. Aqueles que vestiam a camisa, que eram referência para os outros. E o motivo, muitas vezes, é a sobrecarga causada pela falta de braço ou pela contratação de pessoas erradas.
Quando o recrutamento é lento e ineficaz, a conta cai nas costas de quem já está dentro. A equipe fica sobrecarregada, desmotivada e começa a olhar para o mercado. É um ciclo vicioso: a demora para contratar gera mais sobrecarga, que gera mais pedidos de demissão, que gera mais vagas para preencher.
Por que isso é um problema?
Perda de capital intelectual: Você perde o conhecimento e a experiência de seus melhores talentos.
Cultura tóxica: A sobrecarga e a frustração criam um ambiente de trabalho pesado e negativo.
Marca empregadora negativa: Funcionários insatisfeitos vão falar mal da sua empresa para o mercado, dificultando ainda mais a atração de novos talentos.
Como Profissionalizar:
Planejamento de vagas (Headcount): Faça um planejamento semestral ou anual de quais vagas você precisará abrir. Isso te dá tempo para trabalhar cada posição com calma.
Mapeamento de mercado: Mesmo sem vagas abertas, esteja sempre mapeando bons profissionais no mercado. Crie um relacionamento.
3. Você demora uma eternidade para fechar uma vaga
Uma vaga aberta na sua empresa fica, em média, quanto tempo sem um dono? 30, 60, 90 dias? Se a resposta te assusta, você tem um problema sério.
Em empresas médias, cada cadeira vazia representa uma perda direta de produtividade, sobrecarga para a equipe e, em muitos casos, perda de receita. O tempo para fechar uma vaga (Time to Fill) é uma das métricas mais importantes de um RH estratégico.
Por que isso é um problema?
Perda de competitividade: Enquanto você demora, seu concorrente contrata e sai na frente.
Desgaste da equipe: Como vimos, a sobrecarga gera desmotivação e mais turnover.
Péssima experiência do candidato: Candidatos não esperam para sempre. Um processo longo e sem comunicação faz com que os melhores desistam no meio do caminho.
Como profissionalizar:
Use a tecnologia a seu favor: Um bom ATS (Applicant Tracking System) como a Kretos automatiza a triagem, a comunicação e a organização do processo, reduzindo o tempo de cada etapa drasticamente.
Defina SLAs (Service Level Agreements) com os gestores: Acorde prazos para cada etapa do processo (ex: 48h para dar feedback de um candidato). Isso cria um senso de urgência e comprometimento em todos.
4. Seu "Banco de Talentos" é uma pasta no e-mail
Sabe aquele candidato excelente que você entrevistou para uma vaga, mas que não era o momento certo? Ou aquele que ficou em segundo lugar? O que você fez com ele?
Se a resposta for "deixei o currículo salvo em uma pasta no meu e-mail" ou "tenho uma planilha com alguns nomes", você não tem um banco de talentos. Você tem um cemitério de currículos.
Um banco de talentos de verdade é um ativo vivo, uma fonte de candidatos qualificados e engajados que pode acelerar (e muito) suas futuras contratações.
Por que isso é um problema?
Desperdício de dinheiro: Você gasta dinheiro para atrair candidatos (anúncios de vaga, etc.) e depois joga esse investimento no lixo.
Lentidão: A cada nova vaga, você começa o processo do zero, em vez de consultar sua base de talentos primeiro.
Perda de oportunidades: Aquele candidato que era júnior há um ano, hoje pode ser o pleno que você precisa. Mas como você vai saber se não tem um relacionamento com ele?
Como profissionalizar:
Centralize tudo em um ATS: A Kretos, por exemplo, cria automaticamente um banco de talentos com todos os candidatos que se aplicam para suas vagas. Você pode buscar por palavras-chave, tags e filtros inteligentes.
Nutra seus talentos: Crie uma comunicação periódica com seu banco de talentos. Mande newsletter, conteúdos sobre a empresa, etc. Mantenha o relacionamento aquecido.
5. Você não faz a menor ideia de quais são suas métricas de R&S
Última pergunta, prometo: qual foi o custo por contratação da sua última vaga? Qual a fonte que mais te trouxe candidatos qualificados? Qual a taxa de conversão do seu funil de recrutamento?
Se você não sabe responder a essas perguntas, você está pilotando um avião no escuro. Você não sabe o que está funcionando, o que está dando errado e onde você está jogando dinheiro fora.
Recrutamento e Seleção, hoje, é uma área de negócio. E como toda área de negócio, ela precisa ser gerenciada por dados.
Por que isso é um problema?
Decisões erradas: Sem dados, suas decisões são baseadas em achismos, o que leva a investimentos errados e resultados pífios.
Falta de credibilidade: Como você vai pedir mais orçamento para o RH se não consegue provar o retorno sobre o investimento das suas ações?
Estagnação: Se você não mede, você não melhora. Simples assim.
Como profissionalizar:
Defina seus KPIs (Key Performance Indicators): Comece com o básico: Tempo para Fechar a Vaga, Custo por Contratação, Fonte dos Candidatos e Taxa de Turnover nos primeiros 90 dias.
Use um ATS com Dashboard: A grande vantagem de uma ferramenta como a Kretos é que ela te entrega todos esses dados de forma automática, em dashboards visuais e fáceis de entender.
A hora de agir é agora
Se você se identificou com dois ou mais dos sinais acima, não se desespere. Isso não significa que você é um mau gestor. Significa apenas que sua empresa está crescendo, e seus processos precisam crescer junto.
Ignorar essas dores de crescimento é o caminho mais curto para a estagnação. A profissionalização do recrutamento não é um luxo, é uma necessidade de sobrevivência para empresas médias que querem se tornar grandes.
Comece pequeno. Escolha um dos pontos, defina um plano de ação e comece a mudar. O importante é dar o primeiro passo.
Tecnologia que acelera. Pessoas que conectam.